יש ליצור קשר עם 'חברה קדישא' ולתאם מועד ללוויה. ברוב הערים והיישובים בארץ יש 'חברה קדישא' אחת בלבד, הפועלת מטעם המועצה הדתית. בערים מסוימות בארץ (ירושלים, חיפה, בני ברק ועוד כמה) יש אפשרויות לבחור בין 'חברות קדישא' שונות, על־פי מנהגי העדות. הללו ידאגו לטהרה ולהכנת הגופה לקבורה, על־פי מנהגיהם.

זמן ההלוויה בקביעת מועד הלוויה יש להביא בחשבון את השיקולים הבאים:

יש איסור 'להלין את המת', כלומר להשאירו לילה ללא קבורה. איסור זה קיים כאשר ההלנה היא ללא סיבה מוצדקת. אולם מותר להשהות את הקבורה מטעמים של כבוד המת. דוגמאות: אם לא הספיקו לפרסם את דבר הפטירה בין הקרובים והמכרים, אם טרם נמצא מקום ראוי לקבורה, אם מבקשים להמתין לבן השוהה בחו"ל.

גם ל'חברה קדישא' אילוצים משלה בקביעת מועד הלוויה. לדוגמה, אם נערכת כבר לוויה בזמן הזה ואין להם די כוח אדם לערוך במקביל לוויה נוספת. כמו כן אם יש חשש לעומס יתר — דבר העלול להסב אי נעימות — בבית הקברות. לכן מתפקידם לתַזמן את הלוויות לרווחת כולם.

בירושלים יש איסור להלין את המת אפילו אם זה לכבודו, אולם מדובר בגבולות העיר העתיקה בלבד ומעט מעבר לה. לכן אם אדם נפטר בירושלים בשעת ערב ומבקשים להמתין ולקיים את הלווייתו למחרת ביום, כדי שאנשים יֵדעו על ההלוויה או יוכלו להשתתף בה — הדבר מותר עקרונית. ובכל־זאת, כבר נתקבע בירושלים הנוהג להשתדל להימנע מכך, ולכן בעיר הזאת מתקיימות לוויות גם באמצע הלילה.

כאשר הלוויה מסתיימת לפני שקיעת השמש, הזמן שנשאר עד לשקיעה — גם אם מדובר בדקות ספורות בלבד — נחשב יום ראשון במניין ימי השבעה. גם פרט זה ראוי שיובא בחשבון כשמתלבטים אם לקיים את הלוויה אחר הצהריים או לדחותה ליום הבא.

מקום הקבורה לכוהנים אסור לעמוד סמוך לקברים. לכן אם הנפטר ומשפחתו כוהנים, יש לציין זאת לפני ה'חברה קדישא' כדי שיתואם מקום קבורה המאפשר גישה לכוהנים. כמו כן יש עוד מנהגים הנהוגים בקבורת כוהנים.

אם קיים מקום קבורה שנקנה מראש על ידי הנפטר או בעבורו, יש ליידע על כך את ה'חברה קדישא'.

השתתפות בלוויה כבודו של הנפטר הוא שישתתפו בלווייתו אנשים רבים ככל האפשר. חשוב אפוא להודיע לציבור הרחב על הפטירה ולפרסם ברבים את מועד הלוויה. מקובל לעשות זאת באמצעות מודעות אבֶל על לוחות המודעות, אך אין זו חובה ואפשר לפרסם את הדבר בכל אחד מאמצעי התקשורת הקיימים כיום.

(בראשית ג, יט)